После того, как организация отчиталась по НДС, налоговики обязаны в течение трех месяцев проверить декларацию. Тот, у кого сумма налога получилась к уплате, может жить спокойно. Если, конечно, бухгалтер не допустил никаких ошибок или описок в отчете. Тем же, кто заявил налог к возмещению из бюджета, придется доказывать свое право на налоговый вычет.

Камеральную проверку полученной декларации (расчета) инспектор проводит без какого-либо специального решения руководителя, на своей территории, используя также и имеющиеся у инспекции документы. Проверяющий должен уложиться в три месяца со дня получения от налогоплательщика последнего документа из тех, которые должны быть изначально сданы вместе с отчетом.

Общие правила камеральной проверки изложены в статье 88 НК РФ.

Хорошее начало – счастливый конец

В рамках камеральной проверки инспектор сопоставляет бухгалтерскую отчетность и налоговую декларацию, которую сдала организация. Он вносит данные в компьютер, и специальная программа ищет арифметические ошибки и логические нестыковки между показателями. И, если они будут обнаружены, инспектор должен сообщить об этом фирме, предоставившей такую декларацию, и потребовать у нее дать необходимые пояснения или исправить ошибки. На это отводят пять рабочих дней (п. 3 ст. 88 НК РФ).

Пункт 4 статьи 88 кодекса разрешает компании снять неясности или подтвердить свою правоту дополнительной информацией. На этом этапе проверки компания вправе сама решить, при помощи каких документов это сделать. Это могут быть выписки из регистров бухгалтерского и налогового учета и другие бумаги, какие компания сочтет нужным предоставить.

Если после этого претензии проверяющего будут сняты (или он изначально не нашел в декларации каких-либо нарушений), камеральную проверку можно считать завершенной. Причем без какого-либо письменного оформления. Если же инспектор все-таки решит, что компания допустила налоговое правонарушение, он составит акт камеральной проверки (п. 5 ст. 88 НК РФ).

Акт составляют в течение десяти рабочих дней после окончания проверки. Форма документа утверждена приказом ФНС России от 25 декабря 2006 г. № САЭ-3-06/892. По результатам камеральной проверки фирму могут оштрафовать за неуплату или недоплату налога по статье 122 НК РФ. Штраф составит 20 % от неуплаченной суммы.

Возмещенцев проверяют особо

Камеральная проверка декларации по НДС имеет свои особенности. Она, конечно, может проходить так, как описано выше. Но только в случае, если итог по декларации – сумма налога к уплате в бюджет (то есть сумма начисленного налога оказалась больше суммы вычетов). Если же организация заявила НДС к возмещению из бюджета (сумма вычетов превысила сумму начисленного налога), инспектор будет проверять эту декларацию более углубленно. Налоговики вправе истребовать у проверяемой компании документы, подтверждающие правомерность применения налоговых вычетов (п. 8 ст. 88 НК РФ).

Обратите внимание: если в декларации по НДС налог заявлен к уплате, то при камеральной проверке дополнительные документы, подтверждающие налоговые вычеты по этой декларации, налоговики требовать не в праве. Об этом специалисты Минфина России рассказали в письме от 27 декабря 2007 г. № 03-02-07/2-209. Это письмо они довели до налоговой службы.

А вот если организация заявила возмещение¹ налога и несвоевременно представила документы, необходимые для обоснования права на вычет, ее могут привлечь к ответственности, предусмотренной п. 1 ст. 126 кодекса. Ей придется заплатить по 50 рублей за каждый не представленный документ. При большом количестве бумаг сумма может оказаться внушительной.

Но инспектор должен соблюсти процедуру истребования бумаг.

Требование должно быть письменным

Порядок истребования документов при проведении налоговой проверки установлен статьей 93 НК РФ.

Проверяющий должен вручить представителю организации особый документ - требование о представлении документов (информации). Его форма утверждена приказом ФНС России от 31 мая 2007 г. № ММ-3-06/338.В нем должны быть указаны наименования, реквизиты, иные индивидуализирующие признаки документов, период, к которому они относятся.

Требование подписывает должностное лицо инспекции, которая проводит проверку. Инспектор должен вручить бумагу проверяемой компании под роспись с указанием даты вручения. Он может также отослать требование по почте на адрес организации. Оно считается полученным по истечении шести дней с момента отправки.

Требуемые документы нужно представить в виде копий, заверенных подписью уполномоченного лица фирмы и ее печатью. Заверять бумаги нотариально не нужно. При необходимости инспекция вправе ознакомиться с подлинниками документов – но тоже по письменному требованию.

Все запрошенные документы и копии проверяемая компания должна представить в инспекцию в течение десяти рабочих дней со дня получения официального письменного запроса.

Обратите внимание: кодекс не обязывает организацию представлять документы по устному запросу инспекции. Поэтому, отвечать на него или не отвечать, вы вправе решить самостоятельно

Как кодекс прописал…

При камеральной проверке декларации по НДС инспектор вправе затребовать только те документы, которые необходимы для применения вычета согласно статье 172 кодекса (п. 8 ст. 88 НК РФ). Так, при проверке декларации, в которой предъявлен к вычету «входной» НДС по внутренним операциям, - это копии полученных от поставщиков счетов-фактур.

Если речь идет о вычете НДС, который организация заплатила на таможне (при импорте), то инспектор вправе запросить платежные поручения, подтверждающие факт уплаты налога. Платежки понадобятся и при зачете агентского НДС. Только в этом случае налоговому агенту придется представить еще и копию расчета, которым он подтвердит сумму удержанного из доходов поставщика налога.

Компания, которая хочет зачесть НДС по представительским или командировочным расходам, помимо счетов-фактур должна показать еще платежки или чеки, свидетельствующие об оплате этих затрат (п. 7 ст. 171 НК РФ). А фирма, которая участвует в бартере или взаимозачете, должна предъявить платежное поручение, удостоверяющее факт уплаты «входного» НДС партнеру (п. 2 ст. 172 НК РФ).

…но этого мало

Однако перечень подтверждающих вычеты бумаг, установленный статьей 172 кодекса, не закрыт.

Поэтому на практике инспекторы трактуют понятие «документы, подтверждающие вычеты» весьма широко. Иначе говоря, они считают таковыми любые бумаги, так или иначе связанные со «входным» НДС. 

Поэтому кроме счетов-фактур (и платежных документов в отдельных случаях) контролеры требуют:

- первичку, подтверждающую принятие ценностей (работ, услуг) к учету;

- книгу покупок и книгу продаж;

- журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур;

- регистры бухгалтерского учета и т.п.

Более того, проверяющие зачастую требуют от налогоплательщиков составления отдельных таблиц и расчетов.

Практика показывает, что большинство компаний выполняет требования фискалов. Но при этом они стараются отодвинуть момент передачи документов. Действительно, предприятия с большим документооборотом могут и не успеть подготовить запрашиваемые бумаги в установленный срок. Кроме того, часто оказывается нужным внести в учет кое-какие исправления, а на это тоже необходимо время.

Такие фирмы могут обратиться к инспектору, направившему требование, с письменной просьбой продлить сроки или уточнить перечень необходимых бумаг, поскольку очень часто он не конкретизирован. Привести аргументы, например, такие:

- большой объем первичных документов и отсутствие технической возможности снять их копии в столь короткий срок;

- документы находятся у аудиторов (если у компании заключен договор с какой-либо аудиторской фирмой);

- нужно время на получение запрашиваемых бумаг у филиалов (если у организации они есть).

Письмо о переносе сроков нужно направить в инспекцию в течение следующего за днем получения требования дня (п. 3 ст. 93 НК РФ).

В течение следующих двух дней руководство инспекции вправе продлить сроки представления документов или отказать в этом. В любом случае это будет отдельное решение. Отказы, конечно, бывают. Но чаще инспекция идет на уступки, а проверяемая компания выигрывает драгоценное время.

«Камералка» уточненной декларации

Камеральной проверке подлежит и уточненная декларация. Порядок этой проверки и оформление ее результатов те же, что и для первоначальной. Трехмесячный срок камеральной проверки начинают отсчитывать от даты ее представления. Подача этой декларации дает возможность налоговикам заново изучить уже проверенный, но уточняемый период (письмо Минфина РФ от 15 ноября 2007 г. № 03-02-07/1-477). И решение по такой повторной проверке налоговики принимают независимо от результатов ранее проведенной ревизии первичной декларации (письмо Минфина РФ от 31 мая 2007 г. № 03-02-07/1-267).

Действия инспекторов будут различаться в зависимости от того, когда фирма представила уточненку (письмо Минфина России от 13 февраля 2008 года № 03-02-07/1-61). Как именно - рассмотрим в таблице.

Обратите внимание: подав уточненную декларацию, компания может быть освобождена от штрафа. Но при выполнении двух условий:

- уточненка подана до того, как фирма узнала о том, что инспекторы обнаружили недоплату налога или назначили выездную проверку по НДС;  

- фирма заплатила в бюджет недоимку и пени.

¹В данной статье не идет речи об экспортерах. Для них кодекс установил особый пакет бумаг, подтверждающих нулевую ставку